提案日期

2020/11/2

提案分类

□ 成本管理        ■  创新创效     ■ 流程优化      

□ 安全/环境       □ 业务拓展      □ 能力/士气      

□ 其他

提案人

李儒见、邓巍、张燕珍

公司/部门

深圳新宁/IT&质管部

改善提案前

1、公司受控纸质文件修订繁琐，每次修订签控需重新打印穿梭各部门负责人

2、各部门翻阅查阅相关内容不方便，找到纸质受控文件逐一翻阅

3、各体系、政府检查文件归类杂乱，无明确每个体系对应的文件归类

4、每次修改文件所对应的条款无历史对应记录可查

5、各部门记录保存繁多，存储不便

6、各文件的培训记录无法同步落实培训且无法查找指定人员何时受过何培训

7、专项检查表的制作需每个文件内容复制到表格制作

原因分析

与时俱进文件管理需规范上线进行系统管理

实施本案资源需求预估

开发QMS文件管理系统

改善方法及预期效果

改善方法：开发QMS文件管理系统

1、文件录入系统无纸化管理

2、各部门根据账号权限可实时查阅授权内控文件

3、修订签核受控流程走系统签批流

4、文件可按需求分类快速查找批阅，如TAPAAEOISO消防法律法规等

5、修改后的文件内容可清晰查阅对比修改的历史记录信息

6、各文件生效前的培训记录推送到各部门同步培训后上传，可按名字查询相关培训记录

7、专项检查表可以直接导出生成使用

预期效果：

1、线上系统无纸化文件管理，

2、体系文件管控规范系统化。